Sarah Edwards, directoraatmanager, vertelt over het beschermen van patiëntendiensten tijdens een uitgebreide renovatie van het ziekenhuis

De chirurgische faciliteit, geïnstalleerd in het Royal Glamorgan Hospital, omvat vier operatiekamers, een uitslaapkamer met acht bedden, een uitslaapkamer met zes bedden, een wacht-/receptieruimte, spreekkamers, ruimten voor personeel en kleedruimten, en opslagruimtes.

Een van de vier operatiekamers

De afdeling met acht traveeën

De afdeling met zes traveeën

Een transcriptie van het gesprek tussen Sarah en Chris:

Chris:
Het is echt leuk om je vandaag te zien, Sarah. En misschien moeten we beginnen met jezelf even voor te stellen en ons te vertellen wat je rol hier is.

Sara:
Ja, ik ben Sarah Edwards. Ik ben een van de drie directoraatmanagers van de Planned Care-groep.
Mijn rol is primair operationeel verantwoordelijk voor de effectieve levering van anesthesie, intensive care, operatiekamers, trauma-orthopedie, pre-assessment en steriele zorg. Ik bestrijk dus een breed gebied. Druk!

Chris:
Nou, we zijn in het Royal Glamorgan Hospital, maar eigenlijk is de uitdaging waar je voor staat in het Princess of Wales Hospital, toch? Dus, wil je ons vertellen over een aantal van de uitdagingen die je hebt gehad?

Sara:
Er vinden momenteel enkele grote werken plaats in de Princess of Wales. En die grote werken, hoewel tijdelijk, hebben onze theateractiviteiten tijdelijk stilgelegd, in totaal zes theaters.
De capaciteit en de activiteiten in het Princess of Wales ziekenhuis zijn momenteel dus zeer beperkt, met name voor operaties en behandelingen. Dat heeft gevolgen voor het beheer van wachtlijsten en behandeltijden.

Chris:
Ik denk dat we hier praten omdat we hier een Vanguard-faciliteit hebben. Was er uiteindelijk een specifieke reden waarom u vond dat de Vanguard-oplossing de juiste mogelijkheid was om u met die capaciteit te ondersteunen?

Sara:
Ja. Dus ik denk dat de Vanguard een faciliteit is die vergelijkbaar is met onze bestaande operatiekamers. Weet je, ze waren al uitgerust. Je hebt die eerste recovery-ruimte. Je hebt de modules voor de afdelingen. Je hebt dus een zeer efficiënt en effectief opname- en ontslagtraject. Het was dus een afspiegeling van onze huidige dienstverlening. Het was dus eigenlijk de voor de hand liggende oplossing, operatiekamers die we kunnen gebruiken en leveren zonder de patiëntenzorg of veiligheid in gevaar te brengen.

Chris:
Het is een behoorlijk grote faciliteit, toch? Er zijn twee relatief grote afdelingen. Je hebt vier operatiekamers en daarnaast nog twee endoscopie-afdelingen. Dus het zou fijn zijn om van iemand die er daadwerkelijk is geweest, te horen hoe snel de installatie is verlopen en hoe dat tot stand is gekomen.

Sara:
Ik bedoel, de snelheid en de snelle reactie zijn ronduit fenomenaal. In januari kregen we te horen dat deze vier operatiekamers op de locatie van Royal Glamorgan zouden worden gevestigd en binnen 48 uur hebben we een multidisciplinaire task-and-finishing-groep samengesteld, die een aantal diensten en specialismen omvatte, variërend van de allereerste start van het hoofdkwartierteam tot en met de faciliteiten, de therapieën, radiologie, gezondheid en veiligheid en tot en met opname en ontslag en afdelingsondersteuning.
Maar ja, negen weken van begin tot eind, en dan de opening van wat ik alleen maar een microversie van een ziekenhuis kan noemen, is absoluut fenomenaal.

Chris:
Het is echt interessant, want ik denk dat ik het vanuit de Vanguard-kant heb gezien, en dan met name de manier waarop we ons team hebben samengesteld, en het ook van jullie kant heb gehoord. En de enorme omvang, vanuit jullie perspectief, om dit te kunnen vastleggen, het samen met ons te laten uitvoeren en het vervolgens daadwerkelijk te laten functioneren als, zoals je zegt, een miniziekenhuis in die periode, is uitzonderlijk.

Sara:
Het is uitzonderlijk. En ik bedoel, negen weken, weet je, om de infrastructuur te implementeren, om die te bouwen, om die volledig uit te rusten, om alle apparatuur van de ene locatie naar de andere te verplaatsen, wat op zich al een hele klus was. Weet je, deze apparatuur is niet makkelijk te vervoeren en om die daar te plaatsen, weet je, en om ons wachtlijstbeheer en al onze IT-systemen aan te passen aan een nieuwe set operatiekamers en het verplaatsen van een heel personeelsbestand in negen weken. Het is behoorlijk indrukwekkend.

Chris:
Heel indrukwekkend. Jullie mogen als team heel trots zijn.

Sara:
Ik denk dat we allemaal heel trots zijn. Ja, heel trots om er deel van uit te maken.

Chris:
Uitstekend. En het is ook een behoorlijk zelfstandige unit, toch? Omdat het niet direct verbonden is met het ziekenhuis. Dus, wat voor soort activiteiten doen jullie in de operatiekamers en de faciliteit?

Sara:
Dus, nogmaals, de omvang van de activiteiten die we daar hebben uitgevoerd, overtreft waarschijnlijk aanzienlijk onze oorspronkelijke verwachtingen. En wederom is dat te danken aan de steun van de radiologie, het bestralingsteam en de steriele diensten. En de omvang is heel, heel breed. We voeren nu algemene chirurgie, gynaecologie, orthopedie, max-fasic, pijnbestrijding, KNO uit, waarschijnlijk al onze afdelingen ondergaan een of ander aspect van de procedure en behandeling.

Chris:
Geweldig. Hoe vinden de medewerkers het om eraan te werken?

Sara:
Natuurlijk waren er wat bedenkingen, omdat niemand van hen ooit eerder op een Vanguard-afdeling had gewerkt. Ze hebben de vooronderstelling dat ze in een krappe ruimte zouden werken en dat ze niet de luxe hebben die ze in een normale operatiekamer hebben. Maar dat is volledig omgeslagen. Ze werken er ontzettend graag. Ze zeiden dat ze groter zijn dan verwacht. Ze hebben voldoende opbergruimte. De opname- en ontslagafdeling zijn waardig. De operatiekamers zijn adequaat. Zoals ik al zei, er is een extra eerste herstelfase. Dus ja, ze zijn er absoluut enthousiast over. En nu hebben we ons team dat daadwerkelijk wil rouleren naar de Vanguard's.

Chris:
Dat is eigenlijk goed om te horen. En ze zijn ook allemaal bij elkaar, want ik heb het gevoel dat ze een beetje verspreid waren, gezien de uitdagingen die je had bij Princess of Wales. Dus dat ze allemaal weer bij elkaar zijn en als een team samenwerken...

Sara:
Absoluut. Ja. Toen we van de situatie op de hoogte werden gebracht, moesten we het personeel op andere gebieden optimaliseren en maximaliseren. Dat betekende het opvullen van gaten in de roosters of het overplaatsen van personeel naar andere locaties om als extra personeel of assistenten in de operatiekamers te worden beschouwd. Het personeel verloor dus een beetje identiteit en eigenaarschap. Maar desondanks bevinden we ons in een kritiek incident en dat is wat we hier doen wanneer we in een kritiek incident zitten. We delen onze middelen. Maar nu ze de voorhoede hebben, heb je helemaal gelijk. Ze werken weer samen, werken weer samen. Ze werken nu volgens hun werkplanning en hun dienst. Dus het moreel is enorm gestegen.

Chris:
Goed om te horen. Hoe zit het vanuit het perspectief van de patiënt?

Sara:
Ja. We hebben dus enorm veel feedback van de patiënten gehad. Ik was er zelfs bij toen onze eerste vijf patiënten op 10 april binnenkwamen. En de eerste indruk was dat ze het gevoel hadden in een vijfsterrenhotel te verblijven. Dat was dus geweldig om te horen.
Er hing een fijne sfeer. Het was er schoon. Het was gloednieuw. Het personeel was in een positie waarin ze iets nieuws probeerden.
Dus ja, we hebben fantastische feedback gekregen. Het personeel is geweldig, de faciliteiten zijn prachtig en de efficiëntie is geweldig.
En ja, we hebben een aantal reacties gehad waarin stond dat het erg op een vijfsterrenbehandeling leek.

Chris:
Uitstekend. En ik denk dat alles helpt met de wachtlijstvereisten die jullie hebben en dat we ervoor zorgen dat die patiënten ook de behandeling krijgen die ze nodig hebben.

Sara:
Ja, absoluut. En dat was onze angst. Weet je, als je zes operatiekamers verliest, was het de angst hoe we de activiteiten in stand konden houden om ervoor te zorgen dat de impact op de wachtlijst en de wachttijd voor behandeling minimaal was. En de snelle reactie van de voorhoede heeft ons in staat gesteld om onze wachtlijst te handhaven en patiënten te blijven behandelen binnen de tijd die we haalbaar achten.

Chris:
Uitstekend. En het zou leuk zijn om te horen hoe je het werken met ons bij Vanguard hebt ervaren.

Sara:
Geweldig. Ja, we hebben vanaf het begin een heel goede relatie opgebouwd met het Vanguard-team. En ik denk dat dat komt doordat we hen vanaf het begin bij de planning en de operationele kant hebben betrokken, wat volgens mij echt de sleutel tot succes is. Nogmaals, het is niet gebruikelijk om zo'n grote taak- en afrondingsgroep te hebben. Normaal gesproken heb je een kleine, overkoepelende groep met daaronder subgroepen. Ik denk dat het hebben van dat forum en dat platform waar we allemaal één keer per week bijeenkwamen, inclusief het Vanguard-team, niet alleen de relatie heeft versterkt, maar dat we ook elkaars uitdagingen konden zien.
Maar ja, het was geweldig. Iedereen had een 'can-do'-mentaliteit, dat we dit in negen weken kunnen doen!

Chris:
Wat een geweldige manier om af te sluiten. En ik neem echt mijn petje voor je af, want werken in een ziekenhuisomgeving en soms de uitdagingen vanuit klinisch, operationeel en IT-perspectief, en wat je in die negen weken durende planning hebt gedaan, is absoluut geweldig en een geweldige prestatie.

Sara:
Ja. En om af te sluiten, we hebben pas 12 werkdagen gehad sinds de landing van de Vanguard's. En we hebben ongeveer 150 patiënten gezien.

Chris:
Oké, dat is goed om te horen.